Reden bei Meetings

1. Sinn, Nutzen und Bedeutung wirkungsvoller Meeting-Beiträge

Schon Cicero wusste, dass nicht die Länge einer Rede, sondern ihre Wirkung zählt. Bei Meetings gilt das umso mehr. Mit einem klugen Wort­bei­trag können Sie:

• Ihre fach­liche Kompe­tenz unter Beweis stellen
• Entschei­dungen in eine bestimmte Rich­tung lenken
• Ihre Posi­tion im Team stärken
• Miss­ver­ständ­nisse klären, bevor sie zu Problemen werden
• Den Projekt­ver­lauf aktiv mitgestalten

Ihr Meeting-Beitrag ist mehr als nur ein Wort­mel­dung. Er ist ein stra­te­gi­sches Instru­ment, um Ihre Ideen durch­zu­setzen und Ihre beruf­liche Stel­lung zu festigen.

Studien zur Kommu­ni­ka­tion in Unter­nehmen zeigen: Wer in Meetings über­zeu­gend auftritt, wird als kompe­tenter wahr­ge­nommen – unab­hängig von der tatsäch­li­chen Leis­tung. Ihr Auftritt im Meeting ist ein entschei­dender Faktor für Ihre beruf­liche Entwicklung.

2. Der Inhalt: Was sagen Sie im Meeting?

Der Inhalt Ihres Beitrags sollte präzise, rele­vant und verständ­lich sein. Die rich­tigen Worte zu finden, fällt vielen Menschen schwer – beson­ders unter Zeit­druck. Deshalb finden Sie hier ausführ­liche Hinweise und Beispiele für Ihre Meeting-Beiträge.

2.1 Die angemessene Länge

Wenn ich Reden für Führungs­kräfte schreibe, kommt rasch die Frage nach der Länge auf. Ihr Meeting-Beitrag sollte weder zu knapp noch zu ausschwei­fend sein. Als Richt­wert gilt:

• Kurze Wort­mel­dungen: 20 bis 45 Sekunden für Zustim­mung, Rück­fragen oder kurze Ergänzungen
• Mitt­lere Länge: 1 bis 2 Minuten für Sach­dar­stel­lungen, Vorschläge oder Einwände
• Ausführ­liche Beiträge: 3 bis 5 Minuten für Präsen­ta­tionen, Analysen oder komplexe Argumentationen

Die Länge sollte zum Inhalt passen und die Aufmerk­sam­keit der Zuhörer nicht über­stra­pa­zieren. Bei umfang­rei­chen Themen können Sie auch einen sepa­raten Termin vorschlagen.

2.2 Der richtige Einstieg

In der hekti­schen Atmo­sphäre eines Meetings vergisst man leicht Struk­turen. Daher mein Hinweis: Beginnen Sie klar! Der Einstieg richtet sich nach der Situation.

Verzichten Sie auf umständ­liche Einlei­tungen. Kommen Sie direkt zum Punkt. Eine klare Wort­mel­dung ist kein Grund, aus dem selbst­be­wussten „Ich sehe das anders“ ein vorsich­tiges „Ich bin mir nicht ganz sicher, ob man das viel­leicht auch anders betrachten könnte“ zu machen.

2.3 Einstiegsformulierungen für verschiedene Situationen

Beginnen Sie mit einer klaren Posi­tio­nie­rung. Seien Sie stilis­tisch authen­tisch. Verbiegen Sie sich nicht, sondern spre­chen Sie wie Sie selbst. Versu­chen Sie nicht, den Kollegen etwas vorzu­ma­chen. Hier einige Beispiel­for­mu­lie­rungen für Sie:

Einen Vorschlag einbringen

„Ich hätte dazu einen konkreten Vorschlag: Wir könnten …“

„Aus meiner Erfah­rung mit ähnli­chen Projekten würde ich vorschlagen …“

„Was halten Sie von folgendem Ansatz: …“

Bedenken äußern

„Bevor wir das beschließen, sollten wir einen Punkt bedenken …“

„Ich sehe hier ein mögli­ches Problem: …“

„Mich beschäf­tigt dabei folgende Frage: …“

Zustimmen und ergänzen

„Dem stimme ich zu, und ich möchte noch einen Aspekt hinzufügen: …“

„Genau dieser Punkt ist wichtig. Gleich­zeitig sollten wir auch …“

„Das trifft es gut. Aus meiner Sicht kommt noch hinzu …“

Wider­spre­chen

„Ich sehe das anders. Der Grund ist …“

„Da habe ich eine andere Einschät­zung. Meiner Ansicht nach …“

„Dem möchte ich wider­spre­chen, weil …“

Nach­fragen

„Können Sie das konkre­ti­sieren? Mir ist nicht ganz klar …“

„Verstehe ich Sie richtig, dass Sie meinen …“

„Welche Auswir­kungen hätte das auf …“

2.4 Konkrete Argumente statt vager Aussagen

Erwähnen Sie Fakten, Beispiele oder Erfah­rungen, die Ihre Posi­tion stützen. Dies verleiht Ihrem Beitrag Gewicht:

Für fach­liche Argumente

„Die Zahlen aus dem letzten Quartal zeigen eindeutig …“

„In einem vergleich­baren Projekt bei Kunde X haben wir gesehen, dass …“

„Laut der aktu­ellen Markt­studie von … verhält es sich so …“

Für prak­ti­sche Bedenken

„In der Umset­zung bedeutet das konkret …“

„Das Team bräuchte dafür mindes­tens … zusätz­liche Ressourcen.“

„Der zeit­liche Aufwand liegt realis­tisch bei …“

Für stra­te­gi­sche Überlegungen

„Aus stra­te­gi­scher Sicht sollten wir berück­sich­tigen, dass …“

„Lang­fristig hat das zur Folge …“

„Im Hinblick auf unsere Jahres­ziele ist wichtig, dass …“

2.5 Klare Struktur Ihrer Argumentation

Anders als weit­schwei­fige Mono­loge, die oft das Wesent­liche verwäs­sern, sollten Sie auf eine klare Struktur achten – eine Fähig­keit, die gerade in Meetings entschei­dend ist. Anders gesagt: Vermeiden Sie sowohl Belang­lo­sig­keiten als auch über­trie­bene Komple­xität. Finden Sie statt­dessen Ihre eigene präzise Sprache, die sowohl verständ­lich als auch über­zeu­gend ist.

Drei­tei­lige Struktur (bewährt)

„Erstens: Die Ausgangs­lage ist … Zwei­tens: Daraus ergibt sich … Drit­tens: Mein Vorschlag wäre daher …“

Problem-Lösung-Nutzen

„Das Problem ist aktuell … Meine Lösung wäre … Der Nutzen für uns liegt darin …“

These-Argu­ment-Beispiel

„Meine Posi­tion ist … Der Grund dafür ist … Ein konkretes Beispiel: …“

Bauen Sie konkrete Zahlen, Daten oder Beispiele in Ihren Beitrag ein – das macht ihn glaub­würdig und überzeugend.

Beispiel für einen struk­tu­rierten Beitrag:

„Ich möchte auf die Dead­line zurück­kommen. Aus drei Gründen halte ich den vorge­schla­genen Termin für unrea­lis­tisch: Erstens fehlen uns noch die Frei­gaben aus der Rechts­ab­tei­lung, und die brau­chen erfah­rungs­gemäß mindes­tens zwei Wochen. Zwei­tens ist Maria, unsere Projekt­lei­terin, ab nächster Woche im Urlaub. Drit­tens haben wir parallel noch das Wagner-Projekt laufen. Mein Vorschlag: Wir verschieben die Dead­line um drei Wochen. Das gibt uns den nötigen Puffer und erhöht die Qualität des Ergeb­nisses deutlich.“

2.6 Rhetorische Mittel für mehr Überzeugungskraft

Ein passendes rheto­ri­sches Mittel kann Ihre Aussage verstärken und Ihrem Beitrag eine größere Wirkung verleihen:

Rheto­ri­sche Fragen

„Wollen wir wirk­lich das Risiko eingehen, dass …“

„Was passiert, wenn wir jetzt nicht reagieren?“

„Ist es nicht genau das, was wir vermeiden wollten?“

Meta­phern und Vergleiche

„Das ist wie ein Tanker – wir können den Kurs nicht von heute auf morgen ändern.“

„Wir bauen hier gerade am Funda­ment. Wenn das nicht stabil ist, nützt uns der schönste Aufbau nichts.“

Kontras­tie­rung

„Entweder wir inves­tieren jetzt die Zeit, oder wir bezahlen später doppelt.“

„Die Frage ist nicht ob, sondern wie schnell wir das umsetzen.“

Konkrete Bilder

„Stellen Sie sich vor, der Kunde öffnet die Verpa­ckung und sieht …“

„Am Ende des Quar­tals stehen wir dann vor folgender Situation …“

2.7 Abschluss und Handlungsaufforderung

Beenden Sie Ihren Beitrag mit einer klaren Aussage oder Aufforderung:

Klare Abschlüsse

„Deshalb plädiere ich für Vari­ante B.“

„Aus meiner Sicht sollten wir das vertagen, bis die Zahlen vorliegen.“

„Ich schlage vor, dass wir eine Arbeits­gruppe bilden, die das konkretisiert.“

Abschlüsse mit Handlungsaufforderung

„Können wir das heute entscheiden oder brau­chen wir weitere Informationen?“

„Wer könnte diese Aufgabe bis nächste Woche übernehmen?“

„Ich würde gerne mit Ihnen nach dem Meeting noch einmal im Detail darüber sprechen.“

Offene Abschlüsse für Diskussionen

„Das ist meine Einschät­zung. Wie sehen die anderen das?“

„Ich bin gespannt auf Ihre Perspek­tive dazu.“

„Viel­leicht über­sehe ich etwas – welche Aspekte sollten wir noch berücksichtigen?“

2.8 Beispiele für vollständige Meeting-Beiträge

Wie schon Quin­ti­lian bemerkte, lernt man Rhetorik am besten durch Beispiele. Diese Formu­lie­rungen können Ihnen helfen:

Kurzer Beitrag (Zustim­mung mit Ergänzung)

„Dem Vorschlag von Herrn Schneider stimme ich zu. Ich würde noch hinzu­fügen, dass wir auch die IT früh­zeitig einbinden sollten. Die brau­chen für solche Umstel­lungen mindes­tens zwei Wochen Vorlauf. Wenn wir das jetzt anstoßen, sind wir zeit­lich auf der sicheren Seite.“

Mittel­langer Beitrag (Sach­dar­stel­lung mit Vorschlag)

„Ich habe die Zahlen aus dem Marke­ting-Dash­board ausge­wertet. Die Conver­sion-Rate ist im letzten Monat um 15 Prozent gesunken. Das liegt haupt­säch­lich an den längeren Lade­zeiten auf der Produkt­seite. Die Analyse zeigt: Jede Sekunde Verzö­ge­rung kostet uns etwa 200 poten­zi­elle Kunden pro Woche. Ich schlage vor, dass wir das tech­ni­sche Team bitten, die Perfor­mance zu opti­mieren. Das sollte inner­halb einer Woche machbar sein und hätte sofor­tige Wirkung.“

Ausführ­li­cher Beitrag (Einwand mit Gegenvorschlag)

„Ich möchte auf den Vorschlag zurück­kommen, die Produk­tion zu verla­gern. Ich verstehe die Kosten­ar­gu­mente, aber ich sehe drei kriti­sche Punkte, die wir nicht unter­schätzen sollten:

Erstens haben wir am aktu­ellen Standort ein einge­spieltes Team mit 15 Jahren Erfah­rung. Diese Exper­tise lässt sich nicht einfach transferieren.

Zwei­tens liegt unser Standort stra­te­gisch günstig zwischen den drei Haupt­ab­neh­mern. Eine Verla­ge­rung würde die Liefer­zeiten um durch­schnitt­lich drei Tage verlän­gern – in unserer Branche ein echter Wettbewerbsnachteil.

Drit­tens unter­schätzen wir meiner Meinung nach die Anlauf­kosten. Aus einem ähnli­chen Projekt bei Firma X weiß ich: Die Umstel­lung hat dort fast ein Jahr gedauert und 30 Prozent mehr gekostet als geplant.

Mein Gegen­vor­schlag wäre: Wir opti­mieren die Prozesse am bestehenden Standort. Meine Über­schlags­rech­nung zeigt, dass wir mit gezielten Effi­zi­enz­maß­nahmen etwa 60 Prozent der erhofften Einspa­rungen errei­chen können – ohne die Risiken einer Verla­ge­rung. Ich könnte dazu bis nächste Woche eine detail­lierte Analyse vorlegen.“

2.9 Besonderheiten für verschiedene Meeting-Situationen

Je nach Meeting-Typ können Sie Ihre Beiträge anpassen, um der Situa­tion gerecht zu werden. Hier finden Sie Hinweise und Beispiel­for­mu­lie­rungen für verschie­dene Situationen:

2.9.1 Für Projekt-Meetings

Hier sollte Ihr Beitrag konkret, lösungs­ori­en­tiert und zeit­be­wusst sein. Status-Updates und nächste Schritte stehen im Vordergrund.

Beispiel­for­mu­lie­rung Status-Update

„Zum aktu­ellen Stand beim Teil­pro­jekt Kunden­da­ten­bank: Wir liegen im Zeit­plan, haben aber gestern ein tech­ni­sches Problem iden­ti­fi­ziert. Die gute Nach­richt: Es gibt eine Lösung, die kostet uns aber zwei zusätz­liche Entwick­ler­tage. Ich habe das mit der IT abge­stimmt, die können ab Mitt­woch daran arbeiten. Dann bleiben wir trotzdem in der Deadline.“

Beispiel­for­mu­lie­rung Problem mit Lösungsvorschlag

„Wir haben ein Problem beim Liefe­ranten für die Verpa­ckungen. Die können den Termin nicht halten, frühes­tens 10 Tage später. Ich habe aber zwei Alter­na­tiven geprüft: Firma Schmidt könnte in der Zeit liefern, kostet 8 Prozent mehr. Oder wir schieben den Launch um eine Woche. Ich tendiere zu Firma Schmidt – die Mehr­kosten rela­ti­vieren sich, wenn wir den Markt­termin halten können.“

2.9.2 Für strategische Meetings und Entscheidungsrunden

Ein durch­dach­terer Ton ist ange­messen. Betonen Sie lang­fris­tige Perspek­tiven und Zusammenhänge.

Beispiel­for­mu­lie­rung stra­te­gi­sche Überlegung

„Bei dieser Entschei­dung sollten wir auch die Markt­ent­wick­lung der nächsten drei Jahre berück­sich­tigen. Die aktu­elle Studie von Gartner prognos­ti­ziert einen Wandel in genau diese Rich­tung. Wenn wir jetzt die Weichen richtig stellen, können wir diesen Trend nicht nur begleiten, sondern aktiv mitge­stalten. Das bedeutet: Kurz­fristig höhere Inves­ti­tionen, aber mittel­fristig eine deut­lich stär­kere Marktposition.“

Beispiel­for­mu­lie­rung Risikobewertung

„Ich möchte das Risi­ko­profil beleuchten. Auf der einen Seite haben wir die Chance auf 30 Prozent Umsatz­stei­ge­rung. Auf der anderen Seite binden wir erheb­liche Ressourcen und gehen ein Repu­ta­ti­ons­ri­siko ein, wenn es nicht klappt. Meine Empfeh­lung: Wir starten mit einem Pilot­pro­jekt. Das gibt uns nach sechs Monaten belast­bare Daten für die Entschei­dung über den Rollout – ohne das volle Risiko.“

2.9.3 Für Kreativ-Meetings und Brainstormings

Ihr Beitrag darf offener, asso­ziativ und auch unkon­ven­tio­nell sein. Hier zählt Inspi­ra­tion statt Präzision.

Beispiel­for­mu­lie­rung Ideen-Input

„Was wäre, wenn wir das komplett anders denken? Statt die Kunden zu uns zu bringen, gehen wir zu ihnen. Eine Art Pop-up-Erlebnis an uner­war­teten Orten. Ich habe das letzte Woche bei einer anderen Marke gesehen – die Reak­tionen waren über­ra­gend. Müsste man natür­lich für uns anpassen, aber die Grund­idee könnte funktionieren.“

Beispiel­for­mu­lie­rung krea­tives Verknüpfen

„Ich knüpfe mal an den Vorschlag von Frau Weber an und spinne das weiter: Wenn wir das mit dem Gami­fi­ca­tion-Ansatz verbinden, den Thomas vorhin erwähnt hat, könnte daraus etwas wirk­lich Neues entstehen. Die Nutzer sammeln Punkte, aber nicht virtuell, sondern als echte Erleb­nisse. Hat jemand spontan eine Idee, wie man das konkre­ti­sieren könnte?“

2.9.4 Für Krisenmeetings

Ihr Beitrag sollte klar, sach­lich und lösungs­ori­en­tiert sein – ohne Schuld­zu­wei­sungen oder Panik.

Beispiel­for­mu­lie­rung Krisenbeitrag

„Die Situa­tion ist ernst, aber nicht aussichtslos. Ich schlage folgendes Vorgehen vor: Erstens klären wir bis heute Abend mit dem Kunden, ob Vari­ante B für ihn akzep­tabel ist. Zwei­tens stelle ich zwei Leute aus meinem Team ab, die beim Debug­ging helfen können. Drit­tens ziehen wir zur Sicher­heit noch die externe Entwick­lerin hinzu, die das System aufge­setzt hat. Damit hätten wir eine realis­ti­sche Chance, das bis Freitag zu lösen.“

3. Besonderheiten bei Meetings im Hotel

Meetings außer­halb des Büros – in Hotels, Tagungs­zen­tren oder Konfe­renz­räumen – folgen eigenen Regeln. Die Atmo­sphäre ist formeller, die Erwar­tungen höher, die Aufmerk­sam­keit geschärfter. Wer hier spricht, steht mehr im Fokus als im alltäg­li­chen Büromeeting.

3.1 Die veränderte Atmosphäre

Bei einem Meeting im Hotel ist alles anders. Die Umge­bung ist neutral, niemand sitzt im eigenen Terrain. Das schafft einer­seits eine gewisse Gleich­heit – ande­rer­seits auch Unsi­cher­heit. Die gewohnte Kaffee­ma­schine fehlt, der vertraute Bespre­chungs­raum, die infor­mellen Zwischen­töne des Büroalltags.

Was das für Ihren Beitrag bedeutet:

• Die Konzen­tra­tion ist höher – Ihre Wort­mel­dung wird aufmerk­samer verfolgt
• Ablen­kungen sind seltener – niemand springt mal eben zum Telefon
• Die Erwar­tung an Profes­sio­na­lität steigt – man hat sich Zeit genommen, man ist angereist

3.2 Vorbereitung auf Hotelmeetings

Rahmen­be­din­gungen klären

Erkun­digen Sie sich vorher:

• Wie ist die Raum­be­stim­mung? U‑Form, Parla­ment, Stuhlkreis?
• Gibt es Technik für Präsentationen?
• Wie groß ist die Runde?
• Wie lange ist das Meeting angesetzt?
• Gibt es eine straf­fere Taktung als im Büro?

Ihre Unter­lagen vorbereiten

Im Büro holen Sie sich schnell etwas aus dem Regal. Im Hotel haben Sie, was Sie dabei haben. Also:

• Drucken Sie wich­tige Doku­mente aus
• Haben Sie Zahlen und Fakten griffbereit
• Bereiten Sie even­tuell Hand­outs vor
• Laden Sie Ihren Laptop voll­ständig auf

Ihre Klei­dung

Hotel­mee­tings sind meist formeller. Das bedeutet nicht zwin­gend Anzug und Kostüm, aber: eine Stufe geho­bener als im Büro. Ihre Klei­dung sollte zu Ihrer Posi­tion und zu Ihrem Beitrag passen.

3.3 Besondere Redeanlässe im Hotelmeeting

3.3.1 Die Eröffnungsrunde

Oft beginnen Hotel­mee­tings mit einer Vorstel­lungs­runde. Viele unter­schätzen diesen Moment. Dabei ist er Ihre erste Chance, einen Eindruck zu hinterlassen.

Schwach:

„Ja, hallo, ich bin Thomas Müller, ich bin im Vertrieb, schon seit fünf Jahren.“

Stark:

„Thomas Müller, Vertriebs­lei­tung Süddeutsch­land. Ich verant­worte dort 15 Mitar­beiter und betreue unsere drei größten Kunden. Mein Fokus heute liegt auf der Frage, wie wir die neuen Produkte optimal in den Markt bringen.“

Was Sie nennen sollten:

• Name und Funktion
• Ihr Verant­wor­tungs­be­reich oder Ihre Expertise
• Even­tuell Ihr spezi­elles Inter­esse am heutigen Thema
• Bei inter­na­tio­nalen Meetings: Standort

Länge: 20 bis 30 Sekunden. Nicht mehr.

3.3.2 Die Präsentation vor der Gruppe

Im Hotel­mee­ting sind Präsen­ta­tionen häufiger als im Tages­ge­schäft. Sie stehen auf, Sie gehen nach vorne, alle schauen Sie an. Das ist etwas anderes als ein Wort­bei­trag vom Platz aus.

Tech­ni­sche Vorbereitung:

• Testen Sie die Technik vorher (Beamer, Mikrofon, Klicker)
• Haben Sie einen Plan B, falls die Technik ausfällt
• Spei­chern Sie Ihre Präsen­ta­tion auf USB-Stick UND in der Cloud
• Bringen Sie Ihre eigenen Adapter mit (HDMI, USB‑C etc.)

Ihr Auftritt:

• Stehen Sie ruhig und aufrecht
• Wandern Sie nicht nervös herum
• Spre­chen Sie zum Publikum, nicht zur Leinwand
• Nutzen Sie Blick­kon­takt zu verschie­denen Personen
• Setzen Sie bewusst Pausen nach wich­tigen Aussagen

Ihre Sprache:

• Deut­li­cher und lang­samer als im Büro
• Glie­dern Sie klar: „Erstens … Zwei­tens … Drittens …“
• Kündigen Sie Über­gänge an: „Damit komme ich zum zweiten Punkt …“
• Fassen Sie am Ende zusammen: „Die drei wesent­li­chen Punkte waren …“

Beispiel für einen guten Präsentationseinstieg:

„Guten Morgen. Ich möchte Ihnen in den nächsten 15 Minuten zeigen, warum unser Projekt hinter dem Zeit­plan liegt, welche drei Faktoren dafür verant­wort­lich sind und welche konkreten Maßnahmen ich vorschlage, um das aufzu­holen. Am Ende haben wir fünf Minuten für Ihre Fragen.“

Dieser Einstieg sagt in 20 Sekunden alles Wich­tige: Thema, Dauer, Struktur, Erwartung.

3.3.3 Die Strategiediskussion

Hotel­mee­tings dienen oft der stra­te­gi­schen Ausrich­tung. Die Diskus­sionen sind grund­sätz­li­cher, lang­fris­tiger, manchmal auch poli­ti­scher als im Alltag.

Ihre Beiträge sollten:

• Den größeren Zusam­men­hang im Blick haben
• Nicht im Klein-Klein stecken bleiben
• Lang­fris­tige Konse­quenzen berücksichtigen
• Verschie­dene Inter­es­sen­lagen einbeziehen

Beispiel­for­mu­lie­rung für stra­te­gi­sche Beiträge:

„Wenn wir diese Entschei­dung heute treffen, müssen wir drei lang­fris­tige Auswir­kungen bedenken: Erstens posi­tio­nieren wir uns damit für die nächsten drei Jahre in Rich­tung … Zwei­tens senden wir ein Signal an den Markt, dass … Drit­tens bindet das Ressourcen, die uns für andere Projekte fehlen werden. Ich schlage deshalb vor, dass wir …“

3.4 Kulturelle Besonderheiten bei internationalen Hotelmeetings

Wenn Teil­nehmer aus verschie­denen Ländern zusam­men­kommen, gelten zusätz­liche Regeln:

Sprache:

• Spre­chen Sie klares, nicht zu schnelles Deutsch oder Englisch
• Vermeiden Sie Dialekt und Fachslang
• Erklären Sie kultur­spe­zi­fi­sche Begriffe
• Prüfen Sie durch Rück­fragen, ob Sie verstanden wurden

Kommu­ni­ka­ti­ons­stil:

• In manchen Kulturen ist direkter Wider­spruch unhöflich
• In anderen gilt indi­rektes Spre­chen als ineffizient
• Infor­mieren Sie sich vorher über die Gepflogenheiten
• Im Zweifel: höflich, aber klar

Beispiel für kultur­sen­si­bles Widersprechen:

Statt: „Das ist falsch.“ Besser: „Ich habe eine andere Perspek­tive auf diesen Punkt. Aus meiner Sicht …“

3.5 Die Pausen nutzen

Kaffee- und Mittags­pausen sind bei Hotel­mee­tings oft wich­tiger als die formellen Sitzungen. Hier entstehen Alli­anzen, hier werden Meinungen geformt, hier wird infor­mell geklärt, was formal später beschlossen wird.

Stra­te­gien für die Pausennutzung:

• Suchen Sie gezielt Gespräche mit Schlüsselpersonen
• Testen Sie Ihre Ideen im infor­mellen Rahmen
• Holen Sie Feed­back zu Ihrem Beitrag ein
• Bauen Sie Brücken zu Kritikern
• Aber: Drängen Sie sich nicht auf – dosieren Sie es

Gesprächs­ein­stiege in der Pause:

„Herr Schneider, ich würde gerne Ihre Einschät­zung zu meinem Vorschlag hören …“

„Frau Weber, Sie hatten vorhin einen inter­es­santen Punkt ange­spro­chen. Können Sie mir das näher erläutern?“

„Ich habe den Eindruck, dass mein Beitrag auf Skepsis gestoßen ist. Was kann ich klären?“

3.6 Die Abendveranstaltung

Viele Hotel­mee­tings enden mit einem gemein­samen Abend­essen. Auch das ist Teil der Veran­stal­tung, auch wenn es infor­meller zugeht.

Fett­näpf­chen vermeiden:

• Trinken Sie maßvoll – Alkohol lockert, aber er enthemmt auch
• Bleiben Sie profes­sio­nell, auch wenn die Atmo­sphäre privater wird
• Keine Läste­reien über Abwesende
• Keine zu privaten Themen bei flüch­tigen Bekanntschaften

Chancen nutzen:

• Vertiefen Sie Kontakte
• Zeigen Sie Ihre persön­liche Seite
• Hören Sie zu – Sie lernen viel über Ihre Kollegen
• Aber bleiben Sie authen­tisch – verbiegen Sie sich nicht

3.7 Übernachtung im Hotel: Die Vor- und Nachbereitung

Wenn Sie im Hotel über­nachten, haben Sie Abstand vom Alltag. Nutzen Sie das.

Am Abend vorher:

• Gehen Sie Ihre Unter­lagen noch einmal durch
• Über­legen Sie sich Ihre drei wich­tigsten Botschaften
• Visua­li­sieren Sie Ihren Auftritt
• Schlafen Sie ausrei­chend – Über­mü­dung macht Sie weniger schlagfertig

Am Morgen danach:

• Gehen Sie Ihre Notizen durch
• Fassen Sie wich­tige Punkte zusammen
• Defi­nieren Sie Ihre nächsten Schritte
• Schreiben Sie wich­tige Follow-ups auf, solange Sie es noch frisch im Kopf haben

3.8 Typische Fehler bei Hotelmeetings

Der Heim­vor­teil-Irrtum

Manche meinen, sie müssten im Hotel beson­ders impo­sant auftreten, weil „es ja was Beson­deres ist“. Das Gegen­teil ist richtig: Authen­ti­zität zählt mehr denn je. Wer schau­spie­lert, wird durchschaut.

Die Technik-Kata­strophe

Sie haben eine tolle Präsen­ta­tion – aber der Beamer funk­tio­niert nicht. Oder das Format stimmt nicht. Oder Ihr Laptop findet das WLAN nicht. Haben Sie immer einen Plan B: Können Sie Ihre Punkte auch ohne Technik vermitteln?

Der Mara­thon-Redner

Im Hotel meint man manchmal, man müsse die Anreise recht­fer­tigen durch beson­ders ausführ­liche Beiträge. Falsch. Auch hier gilt: Prägnanz siegt über Länge.

Die Isola­tion

Manche ziehen sich in den Pausen zurück, checken Mails, tele­fo­nieren. Sie verpassen damit die wich­tigsten Momente. Die Gespräche zwischen den Gesprä­chen sind oft entschei­dender als die formellen Redebeiträge.

3.9 Checkliste für Ihr Hotelmeeting

Einen Tag vorher:

• [ ] Anreise und Über­nach­tung geklärt
• [ ] Agenda studiert und eigene Beiträge vorbereitet
• [ ] Unter­lagen ausge­druckt und gepackt
• [ ] Technik über­prüft (Laptop geladen, Adapter dabei, USB-Stick mit Präsentation)
• [ ] Klei­dung ausgewählt
• [ ] Kontakt­daten der wich­tigsten Personen notiert

Am Morgen des Meetings:

• [ ] Ausge­schlafen und pünkt­lich erschienen
• [ ] Raum und Technik vor Beginn gecheckt
• [ ] Eigene Notizen und Kern­bot­schaften griffbereit
• [ ] Kurz durch­ge­atmet und mental vorbereitet

Während des Meetings:

• [ ] Aktiv zuge­hört und Notizen gemacht
• [ ] Beiträge im rich­tigen Moment platziert
• [ ] Pausen für infor­melle Gespräche genutzt
• [ ] Visi­ten­karten ausge­tauscht (falls relevant)

Nach dem Meeting:

• [ ] Wich­tigste Erkennt­nisse notiert
• [ ] Follow-up-Mails vorbereitet
• [ ] Kontakte in Ihr System übertragen
• [ ] Selbst­re­fle­xion: Was lief gut, was anders beim nächsten Mal?

4. Vorbereitung Ihrer Meeting-Beiträge

Spon­ta­neität wird über­schätzt. Die besten „spon­tanen“ Beiträge sind oft gut vorbe­reitet. Eine solide Vorbe­rei­tung gibt Ihnen Sicher­heit und erhöht Ihre Über­zeu­gungs­kraft. Hier einige Tipps für Ihre Vorbereitung:

4.1 Agenda studieren

Sehen Sie sich die Tages­ord­nung genau an. Bei welchen Punkten wollen oder müssen Sie sich äußern? Was sind die strit­tigen Fragen? Wo liegt Ihr Expertenwissen?

4.2 Kernbotschaft formulieren

Über­legen Sie sich für jeden wich­tigen Punkt Ihre Kern­bot­schaft: Was ist das Eine, das bei den anderen hängen bleiben soll?

4.3 Argumente sammeln

Notieren Sie die drei stärksten Argu­mente für Ihre Posi­tion. Suchen Sie nach Zahlen, Fakten oder Beispielen, die Ihre Posi­tion stützen.

4.4 Gegenargumente antizipieren

Welche Einwände könnten kommen? Wie begegnen Sie diesen? Wer könnte wider­spre­chen und warum?

4.5 Formulierungen notieren

Schreiben Sie sich Schlüs­sel­for­mu­lie­rungen auf – nicht als voll­stän­digen Text, sondern als Stich­worte. Das gibt Ihnen Sicher­heit, ohne dass Sie ablesen müssen.

4.6 Worst-Case-Szenario durchspielen

Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Sie werden unter­bro­chen? Man wider­spricht Ihnen? Ihr Vorschlag wird abge­lehnt? Über­legen Sie sich, wie Sie damit umgehen.

5. Körpersprache und Stimme

Ihre Worte sind nur ein Teil der Rede-Botschaft. Wie Sie spre­chen, ist mindes­tens genauso wichtig wie das, was Sie sagen.

5.1 Körperhaltung

• Sitzen oder stehen Sie aufrecht, aber nicht steif
• Halten Sie Blick­kon­takt mit verschie­denen Personen im Raum
• Vermeiden Sie verschränkte Arme (wirkt defensiv)
• Nutzen Sie Gesten, um Ihre Aussagen zu unter­strei­chen – aber über­treiben Sie nicht

5.2 Stimme

• Spre­chen Sie in ange­mes­sener Laut­stärke – deut­lich, aber nicht aggressiv
• Vari­ieren Sie Ihr Sprech­tempo: Wich­tiges lang­samer, Neben­säch­li­ches zügiger
• Setzen Sie bewusst Pausen: Nach wich­tigen Aussagen, vor Pointen
• Vermeiden Sie Füll­wörter wie „äh“, „also“, „quasi“

5.3 Blickkontakt

Schauen Sie nicht auf Ihre Notizen, nicht aus dem Fenster, nicht auf den Tisch. Suchen Sie den Blick der anderen. Das signa­li­siert Selbst­si­cher­heit und Aufrichtigkeit.

5.4 Authentisch bleiben

Die beste Körper­sprache ist die, die zu Ihnen passt. Verbiegen Sie sich nicht. Wer versucht, jemand anderes zu sein, wirkt unglaubwürdig.

6. Umgang mit Unterbrechungen und Widerspruch

In Meetings werden Sie unter­bro­chen. Man wider­spricht Ihnen. Das gehört dazu. Entschei­dend ist, wie Sie damit umgehen.

6.1 Bei Unterbrechungen

„Einen Moment noch, ich bin gleich fertig.“

„Lassen Sie mich den Gedanken zu Ende bringen, dann gerne.“

„Ich verstehe Ihren Punkt, darf ich meinen Gedanken noch abschließen?“

Bei wieder­holten Unter­bre­chungen, ruhig aber bestimmt:

„Ich würde gerne ausreden. Dann können Sie Ihre Posi­tion darlegen.“

6.2 Bei Widerspruch

Bleiben Sie sach­lich. Nehmen Sie es nicht persön­lich. Guter Wider­spruch schärft Argumente.

„Ich verstehe Ihren Einwand. Sehen Sie das nicht aus folgendem Grund anders: …“

„Das ist ein wich­tiger Punkt. Gleich­zeitig müssen wir berück­sich­tigen, dass …“

„Sie haben recht, dieser Aspekt ist kritisch. Deshalb schlage ich ja vor, dass …“

6.3 Bei unfairer Kritik

„Das sehe ich anders. Die Fakten spre­chen eine andere Sprache: …“

„Ich bitte Sie, bei der Sache zu bleiben und nicht persön­lich zu werden.“

„Lassen Sie uns sach­lich bleiben. Worum geht es konkret?“

6.4 Bei Totschlagargumenten

„Das haben wir immer so gemacht“ → „Genau deshalb ist es Zeit, es zu überdenken.“

„Das ist unrea­lis­tisch“ → „Welche konkreten Hinder­nisse sehen Sie?“

„Das kostet zu viel“ → „Vergli­chen womit? Und was kostet es, wenn wir es nicht tun?“

7. Digitale Meetings – Besonderheiten

Video­kon­fe­renzen funk­tio­nieren anders als Präsenz­mee­tings. Ihre Wort­bei­träge brau­chen hier beson­dere Anpassungen:

7.1 Technische Vorbereitung

Testen Sie Mikrofon und Kamera vorher. Sorgen Sie für gute Beleuch­tung. Ihr Hinter­grund sollte profes­sio­nell wirken. Schließen Sie andere Programme, die Ihre Aufmerk­sam­keit stehlen könnten.

7.2 Melden Sie sich aktiv

Nutzen Sie die Hand-heben-Funk­tion. Oder sagen Sie deut­lich: „Ich hätte etwas dazu.“ In Video­calls gehen Wort­mel­dungen leichter unter als im Raum.

7.3 Sprechen Sie langsamer und deutlicher

Tonüber­tra­gungen sind oft leicht verzö­gert. Spre­chen Sie etwas lang­samer als gewöhn­lich und arti­ku­lieren Sie klar.

7.4 Schauen Sie in die Kamera

Nicht auf den Bild­schirm, sondern direkt in die Kamera. Das erzeugt den Eindruck von Blickkontakt.

7.5 Vermeiden Sie Multitasking

E‑Mails nebenbei zu beant­worten sieht man. Ihre Konzen­tra­tion leidet. Und Ihr Ansehen auch.

7.6 Nutzen Sie den Chat gezielt

Der Chat eignet sich für:

• Links und Doku­mente teilen
• Rück­fragen stellen, wenn der Rede­fluss nicht unter­bro­chen werden soll
• Zustim­mung signalisieren

Aber nicht für ausführ­liche Diskus­sionen parallel zum Meeting.

8. Praktische Tipps für Ihren Auftritt

• Notieren Sie sich Ihre Haupt­punkte auf einem Blatt Papier, das Sie vor sich liegen haben
• Atmen Sie vor Ihrem Beitrag bewusst durch – das senkt die Nervosität
• Beginnen Sie stark: Der erste Satz setzt den Ton für den Rest
• Nennen Sie Zahlen und Fakten statt vager Vermutungen
• Spre­chen Sie in Bildern wenn möglich – das bleibt besser haften
• Beenden Sie klar: Ihr letzter Satz sollte Ihre Posi­tion auf den Punkt bringen
• Machen Sie sich Notizen zu den Beiträgen anderer – darauf können Sie Bezug nehmen

9. Die nachhaltige Wirkung guter Meeting-Beiträge

Über­zeu­gende Beiträge in Meetings können auch für Ihre Karriere eine kata­ly­ti­sche Wirkung haben. Wie Studien zur Wahr­neh­mung im beruf­li­chen Kontext zeigen, werden Menschen, die sich in Meetings klar und konstruktiv äußern, als kompe­tenter und führungs­stärker eingeschätzt.

Ihre Meeting-Beiträge sind mehr als Wort­mel­dungen – sie sind Visi­ten­karten Ihrer Profes­sio­na­lität. Sie zeigen, wie Sie denken, wie Sie analy­sieren, wie Sie mit Wider­spruch umgehen.

Wer in Meetings wirkungs­voll spricht, schafft damit nicht nur im Moment etwas, sondern baut über die Zeit eine Posi­tion auf: als jemand, dem man zuhört, dessen Urteil zählt, dessen Meinung Gewicht hat.

10. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

10.1 Zu lange reden

Das Problem: Sie verlieren die Aufmerk­sam­keit. Menschen schalten ab. Ihre wich­tigsten Punkte gehen unter.

Die Lösung: Setzen Sie sich ein Zeit­limit. Üben Sie, Ihre Kern­bot­schaft in 60 Sekunden zu formu­lieren. Alles andere ist Zusatz.

Rettungs­for­mu­lie­rung, wenn Sie merken, dass Sie abschweifen: „Kurz gesagt: …“ oder „Der entschei­dende Punkt ist: …“

10.2 Zu vage bleiben

Das Problem: „Wir sollten da was machen“ oder „Das müssen wir uns mal anschauen“ sind keine Beiträge, die etwas bewegen.

Die Lösung: Werden Sie konkret. Wer macht was bis wann? Welche Ressourcen braucht es? Was ist das erwar­tete Ergebnis?

Bessere Formu­lie­rungen: „Ich schlage vor, dass Maria und Tom bis nächsten Mitt­woch drei Lösungs­an­sätze ausar­beiten.“ „Wir brau­chen dafür ein Budget von 15.000 Euro und zwei Entwickler für drei Wochen.“

10.3 Sich entschuldigen

Das Problem: „Das ist viel­leicht eine dumme Frage, aber …“ oder „Ich bin mir nicht sicher, ob das rele­vant ist, aber …“ schwächt Ihre Posi­tion, bevor Sie über­haupt ange­fangen haben.

Die Lösung: Strei­chen Sie diese Flos­keln. Stehen Sie zu Ihrer Frage oder Ihrem Beitrag.

Statt: „Sorry, wenn ich da kurz einhaken darf …“ Besser: „Dazu habe ich eine Frage: …“

Statt: „Ich will nicht nerven, aber …“ Besser: „Ein wich­tiger Punkt wurde noch nicht angesprochen: …“

10.4 Keine klare Position beziehen

Das Problem: „Man könnte sagen …“ oder „Es gibt verschie­dene Perspek­tiven …“ – wer sich nicht posi­tio­niert, wird nicht ernst genommen.

Die Lösung: Sagen Sie klar, was Sie denken. Sie müssen nicht immer recht haben. Aber Sie müssen eine Haltung haben.

Schwach: „Man könnte das so oder so sehen …“ Stark: „Ich sehe das so: Wir sollten … weil …“

10.5 Emotional werden

Das Problem: Wer laut wird, unsach­lich wird oder persön­lich angreift, hat argu­men­tativ schon verloren.

Die Lösung: Auch bei Ärger oder Frus­tra­tion: sach­lich bleiben. Die stärksten Argu­mente gewinnen durch Ruhe und Klar­heit, nicht durch Lautstärke.

Wenn Sie merken, dass Emotionen hoch­ko­chen: „Ich brauche einen Moment, um das zu sortieren.“ „Lassen Sie uns das sach­lich bespre­chen.“ „Mir liegt viel daran, dass wir hier zu einer guten Lösung kommen.“

10.6 Monologisieren statt dialogisieren

Das Problem: Sie halten einen Vortrag statt einen Dialog zu führen. Niemand kann einhaken, niemand fühlt sich einbezogen.

Die Lösung: Bauen Sie Fragen ein. Suchen Sie Anknüp­fungs­punkte zu anderen Beiträgen. Laden Sie andere zum Mitdenken ein.

Dialo­gisch formu­liert: „Sehen Sie das auch so?“ „Wie würden Sie das einschätzen, Frau Müller?“ „Ergänzen Sie mich gerne, wenn ich etwas übersehe.“

11. Spezielle Situationen meistern

11.1 Wenn Sie neu im Team sind

Als Neue im Team müssen Sie die Balance finden: kompe­tent auftreten, ohne über­heb­lich zu wirken. Respekt zeigen, ohne sich klein zu machen.

Gute Einstiegs­for­mu­lie­rungen: „Ich bin noch nicht lange dabei, aber eine Frage, die sich mir stellt, ist …“

„Aus meiner vorhe­rigen Erfah­rung bei [Firma/Projekt] kenne ich folgende Herangehensweise …“

„Korri­gieren Sie mich, wenn ich etwas über­sehe, aber mir scheint …“

11.2 Wenn Sie der Vorgesetzten widersprechen müssen

Heikle Situa­tion. Sie wollen nicht als aufsässig gelten, aber Sie müssen Ihren Punkt anbringen.

Respekt­voll, aber klar: „Ich verstehe Ihre Über­le­gung, Herr Schmidt. Gleich­zeitig sehe ich folgendes Problem …“

„Das ist ein guter Ansatz. Ich hätte eine Ergän­zung, die viel­leicht einen kriti­schen Aspekt berücksichtigt …“

„Darf ich eine andere Perspek­tive einbringen? Aus Sicht der Umset­zung könnte es schwierig werden, weil …“

11.3 Wenn Sie überstimmt werden

Sie haben argu­men­tiert, aber die Mehr­heit sieht es anders. Wie reagieren Sie?

Profes­sio­nell verlieren: „Ich bleibe bei meiner Posi­tion, aber ich akzep­tiere die Entschei­dung und unter­stütze die Umsetzung.“

„Ich habe meine Bedenken geäu­ßert. Wenn wir das so beschließen, sollten wir zumin­dest … berücksichtigen.“

„In Ordnung. Ich doku­men­tiere meine Einwände, damit wir bei der Evalua­tion darauf zurück­kommen können.“

11.4 Wenn jemand Ihre Idee als seine ausgibt

Ärger­lich, aber kommt vor. Bleiben Sie diplo­ma­tisch, aber stellen Sie klar.

Höflich, aber bestimmt: „Ich freue mich, dass mein Vorschlag von vorhin jetzt Anklang findet. Lassen Sie mich noch ergänzen …“

„Ja, genau das hatte ich vorhin ange­spro­chen. Was ich dazu noch sagen wollte …“

„Gut, dass Sie das aufgreifen. Als ich das vor zehn Minuten vorge­schlagen habe, war die Reak­tion noch verhalten. Was hat sich geändert?“

11.5 Wenn Sie die einzige Frau im Meeting sind

Leider immer noch Realität in vielen Bran­chen: Sie werden unter­bro­chen, über­gangen oder nicht ernst genommen.

Stra­te­gien:

• Lassen Sie sich nicht unter­bre­chen. Spre­chen Sie ruhig weiter oder sagen Sie: „Ich bin noch nicht fertig.“
• Fordern Sie explizit Rede­zeit ein: „Ich möchte dazu etwas sagen.“
• Verbünden Sie sich vorher mit Kollegen, die Sie unter­stützen können
• Doku­men­tieren Sie Ihre Beiträge schrift­lich (E‑Mail vor/nach dem Meeting)

Formu­lie­rungen:

„Lassen Sie mich ausreden, dann können Sie Ihre Sicht darlegen.“

„Ich hatte bereits einen Vorschlag gemacht, der nicht aufge­griffen wurde. Können wir darauf zurückkommen?“

„Genau das habe ich vor fünf Minuten gesagt. Ich freue mich, dass es jetzt gehört wird.“

11.6 Wenn das Meeting aus dem Ruder läuft

Chaos, Durch­ein­ander, alle reden gleich­zeitig. Sie wollen zur Ordnung rufen, ohne als Spiel­ver­derber zu gelten.

Struk­tu­rie­rend eingreifen: „Moment – ich glaube, wir verlieren gerade den roten Faden. Können wir kurz zusam­men­fassen, wo wir stehen?“

„Darf ich vorschlagen, dass wir der Reihe nach vorgehen? Sonst kommen wir nicht weiter.“

„Ich merke, dass wir gerade mehrere Themen gleich­zeitig disku­tieren. Können wir eines nach dem anderen behandeln?“

12. Die Nachbereitung: Was nach dem Meeting zählt

Ein guter Meeting-Beitrag endet nicht, wenn das Meeting vorbei ist. Die Nach­be­rei­tung entscheidet oft darüber, ob Ihre Punkte tatsäch­lich umge­setzt werden.

12.1 Dokumentieren Sie Ihre Punkte

Wenn Sie wich­tige Punkte gemacht haben, fassen Sie diese in einer kurzen E‑Mail zusammen – an die rele­vanten Personen, even­tuell in Kopie an alle Teilnehmer.

Beispiel: „Zur Zusam­men­fas­sung meines Beitrags im heutigen Meeting: Ich schlage vor, dass wir … [konkrete Punkte]. Nächste Schritte aus meiner Sicht: … Ich würde das gerne bis … vorantreiben.“

12.2 Bleiben Sie dran

Wenn etwas beschlossen wurde, haken Sie nach. Freund­lich, aber bestimmt.

„Wie ist der Stand bei …?“ „Brau­chen Sie noch Infor­ma­tionen von mir zu …?“ „Können wir einen Termin verein­baren, um … zu konkretisieren?“

12.3 Bauen Sie Allianzen auf

Wenn Sie Wider­stand gespürt haben, suchen Sie das Gespräch unter vier Augen. Oft lassen sich Bedenken in einem ruhigen Zwei­er­ge­spräch besser ausräumen als im großen Meeting.

12.4 Reflektieren Sie Ihren Auftritt

Was lief gut? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen? Wurden Sie gehört? Haben Sie Ihre Punkte klar gemacht? Wo waren Sie zu vage oder zu weitschweifend?

Diese Selbst­re­fle­xion macht Sie mit jedem Meeting besser.

13. Trainieren Sie Ihre Meeting-Rhetorik

Wie jede Fähig­keit lässt sich auch Ihre Meeting-Rhetorik trai­nieren. Hier einige prak­ti­sche Übungen:

13.1 Die 60-Sekunden-Übung

Nehmen Sie ein aktu­elles Thema aus Ihrem Arbeits­alltag. Stellen Sie einen Timer auf 60 Sekunden. Formu­lieren Sie Ihre Posi­tion zu diesem Thema – mit Problem, Argu­ment und Lösungs­vor­schlag. In genau 60 Sekunden.

Diese Übung zwingt Sie zur Präzi­sion. Sie lernen, Unwich­tiges wegzu­lassen und zum Kern zu kommen.

13.2 Die Gegenargument-Übung

Nehmen Sie Ihre eigene Posi­tion zu einem Thema. Jetzt argu­men­tieren Sie dagegen. So scharf Sie können. Das hilft Ihnen, Schwach­stellen in Ihrer Argu­men­ta­tion zu erkennen und Gegen­ar­gu­mente zu antizipieren.

13.3 Die Aufnahme-Übung

Nehmen Sie sich mit dem Smart­phone auf, wenn Sie einen Beitrag üben. Hören Sie sich an. Achten Sie auf:

• Füll­wörter („äh“, „also“, „sozu­sagen“)
• Unklare Formu­lie­rungen
• Zu schnelles oder zu lang­sames Sprechen
• Mono­tone Stimme

Das ist oft unan­ge­nehm – aber sehr aufschlussreich.

13.4 Das Feedback-Gespräch

Bitten Sie einen Kollegen, dem Sie vertrauen, um ehrli­ches Feed­back nach Meetings. Wie wirken Sie? Wo sind Sie über­zeu­gend? Wo verlieren Sie die anderen?

13.5 Videostudium

Schauen Sie sich Reden oder State­ments von guten Rednern an. Nicht zum Kopieren, sondern zum Lernen: Wie bauen sie ihre Argu­mente auf? Wie gehen sie mit Unter­bre­chungen um? Wie beenden sie ihre Beiträge?

14. Der richtige Zeitpunkt für Ihren Beitrag

Timing ist in Meetings fast so wichtig wie Inhalt. Der beste Beitrag verfehlt seine Wirkung, wenn er zum falschen Zeit­punkt kommt. Es gibt keine abso­lute Regel, doch einige bewährte Orientierungspunkte:

• Früh im Meeting: Wenn Sie einen grund­sätz­li­chen Punkt einbringen wollen, der die weitere Diskus­sion prägt, spre­chen Sie früh. So setzen Sie den Rahmen.
• Nach der Problem­dar­stel­lung: Wenn ein Problem beschrieben wurde, ist der natür­liche Moment für Lösungs­vor­schläge. Nutzen Sie diesen Moment.
• Vor der Entschei­dung: Wenn eine Entschei­dung ansteht und Sie Bedenken haben, äußern Sie diese jetzt – nicht nachträglich.
• Nach Rede­bei­trägen: Warten Sie, bis Ihr Vorredner seinen Punkt abge­schlossen hat. Unter­bre­chen Sie nur in begrün­deten Ausnahmefällen.

Das Wich­tigste: Lesen Sie die Situa­tion. Manchmal ist ein späterer Zeit­punkt besser, manchmal müssen Sie den Moment nutzen, sonst ist er vorbei.

Wenn Sie zu spät einsteigen und das Thema bereits abge­hakt ist, könnten diese Formu­lie­rungen helfen:

„Ich möchte noch einmal auf den Punkt von vorhin zurückkommen …“

„Bevor wir das abhaken, liegt mir noch etwas auf dem Herzen …“

„Darf ich dazu noch etwas ergänzen, auch wenn wir schon weiter sind?“

15. Checkliste für Ihren nächsten Meeting-Beitrag

Vor dem Meeting:

• [ ] Agenda studiert und eigene Punkte identifiziert
• [ ] Kern­bot­schaft in einem Satz formuliert
• [ ] Drei Haupt­ar­gu­mente notiert
• [ ] Mögliche Gegen­ar­gu­mente durchdacht
• [ ] Eröff­nungs­satz und Abschluss­satz überlegt

Während des Meeting:

• [ ] Aufmerksam zuge­hört und Anknüp­fungs­punkte identifiziert
• [ ] Zum rich­tigen Zeit­punkt das Wort ergriffen
• [ ] Klar und struk­tu­riert argumentiert
• [ ] Konkrete Beispiele oder Zahlen genannt
• [ ] Auf Gegen­ar­gu­mente sach­lich reagiert
• [ ] Mit klarer Aussage oder Hand­lungs­auf­for­de­rung geschlossen

Nach dem Meeting:

• [ ] Wich­tige Punkte schrift­lich zusammengefasst
• [ ] Nächste Schritte defi­niert und kommuniziert
• [ ] Bei Bedarf Einzel­ge­spräche geführt
• [ ] Eigenen Auftritt reflektiert

Abschließende Gedanken

Effek­tive Kommu­ni­ka­tion in Meetings ist keine ange­bo­rene Fähig­keit. Sie ist erlernbar. Sie entwi­ckelt sich mit jeder Wort­mel­dung, mit jedem Meeting, mit jeder Diskussion.

Die besten Redner in Meetings sind nicht die, die am lautesten sind oder am meisten reden. Es sind die, die im rich­tigen Moment das Rich­tige sagen – klar, über­zeu­gend und auf den Punkt.

Ihre Stimme verdient es, gehört zu werden. Ihre Ideen verdienen es, ernst genommen zu werden. Ihre Argu­mente verdienen es, Wirkung zu entfalten.

Nutzen Sie die Werk­zeuge und Tech­niken aus diesem Artikel. Üben Sie. Reflek­tieren Sie. Werden Sie besser.

Und dann: Ergreifen Sie das Wort.

Gerne helfe ich Ihnen persön­lich dabei, Ihre Meeting-Rhetorik noch wirkungs­voller zu gestalten. Ob in Einzel­coa­chings, Work­shop-Formaten oder durch maßge­schnei­derte Reden­vor­be­rei­tung – gemeinsam entwi­ckeln wir Stra­te­gien, die zu Ihnen und Ihrer Situa­tion passen.

Kontak­tieren Sie mich einfach ganz unverbindlich.

Gerne helfe ich Ihnen persön­lich dabei, Ihre Meeting-Beiträge noch wirkungs­voller zu gestalten. Kontak­tieren Sie mich einfach ganz unverbindlich.

Von Frank Rosen­bauer, Reden­schreiber und Coach seit über 25 Jahren, vor allem bei Unter­neh­mens­reden und als Buchautor